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その気遣い、厄介かも。「念のために会議に呼んでおく」の悪循環
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その気遣い、厄介かも。「念のために会議に呼んでおく」の悪循環

特集「新しい会議のカイギ」第二回

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Sep 26, 2017 by editors room Reporter

3 Lines Summary

  • ・会議に出席すると仕事が止まると思ってしまう 
  • ・会議は「仕事」のカテゴリーに入っていない
  • ・“念のため呼んでおくパターン”は厄介

うまく進んでいない会議中、ふと「終わったら仕事か…」と思うことはないだろうか。

第一回では、会議の決まったことややるべきことを明らかにすることで会議に主体性や貢献度、達成感が生まれるという話をした。

今回は、ダラダラ会議のせいで低下していく会議の地位について、前回に続いて「世界で一番やさしい会議の教科書」(日経BP社)の著者・ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社ディレクターの榊巻亮さんに聞いた。

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榊巻亮さん

会議は仕事ではない…?

つまらない会議を続けていくと、その時間が無駄に感じてしまう。「こんな会議に出ていなかったら、仕事を進められるのに…」と会議に対して不満がたまる。そんな時、会議と仕事を天秤にかけると、会議より進めたい仕事の方が重いだろう。

「会議が終わった後に仕事、と考えてしまうのはとても悲しいです。会議も立派な仕事です。会議で行う意思決定の方が難易度が高い仕事ですが、デスクワークの方に仕事っぽさが出てしまいます。『会議に出席』=『仕事が止まる』という感覚を非常に多くの人が持っていますが、会議の方が本業なのでは?と思います」

無駄な時間で、仕事が中断する別の時間だととらえられていることで、会議は仕事というカテゴリーに入っていないことになる。

例えば、ずーっと会議に出続けている上司宛と連絡を取りたいと電話がかかってくる。携帯電話もつながらず相手はもう、何度もその上司に用件があり、アタックをしているのに、「会議」「会議」とつながらない。業を煮やした相手は「何の会議に出ているの?」とイライラをぶつけてしまう、なんてことはないだろうか。そういったことが積み重なり、会議の地位が悪くなってしまうのも一つの原因だろう。

「私も以前勤めていた会社では打ち合わせに出たりすると、仕事をしていないような後ろめたさが生まれてるといった経験がありました。また、会議自体の生産性が低いことも、会議の地位を低下させている理由でもあります」

あの人は会議に必要…?

職場での立場が上がっていくと、比例するかのように会議の回数が増えていく。1日に2つや3つの会議をはしごする人も少なくないだろう。なぜ、こんなに会議に出なければいけないのか。会議の多さに気が滅入ってしまうことはないだろうか。

もちろん、“出なくていい会議”を選び出し、出るべき会議だけ参加することもできるだろう。しかし、まずは会議を主催する側が参加者をしっかり選ぶことで会議がより良い方向へ進んでいくという。

「“念のため呼んでおくパターン”は厄介です。自ら主催する会議に念のため呼んだ人は、念のために呼ばれた人が主催する会議にも誘われるという悪循環が起こります。これが、つまらない会議や会議の地位低下の元凶でもあります。

行かなくていい会議は行かないという決断をすることも大切。特に自分が行かなくてもいい会議であれば、あとで議事録を見て、不明点だけ確認すればいいんです」

「その会議で何を決めるか?」が明確になっている場合、そのゴールにたどり着くために必要な参加者を選ぶだけでいい。いないよりいた方がいいと考えてしまうが、呼ぶ人数が増えていき、蚊帳の外の参加者が会議中に内職を始めてしまう。そのため、この人がいないと何が困るのか?を考えて参加者を選ぶことが重要だという。

しかし、参加メンバーを決めるときに、「Aさんも呼んでおいた方がいいですか?」と聞いてしまう、そんな経験はないだろうか。

「『呼んでおいた方がいいですか?』と聞くと、気が回っているように見えるのも厄介ですね。こんな話になったら、きっとこの人も必要になる…と考えて、いろいろな人を用意する、気遣いのできる人と思われる。ですが、これはあまりよくないこと。とりあえず呼ぶことが絶対にダメなわけでもないです。この感覚は社内でもみんなが同じ価値観を持っていないと軋轢が生まれてしまうので、これをやるのであればまずは社内で共通認識化することが重要です」

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「世界で一番やさしい会議の教科書」(日経BP社)

取材・文=多古 海月

<プロフィール>
榊巻亮さん
大学卒業後、ダイワハウス工業に入社。業務改革活動に携わっことで改革をやり遂げることの難しさなどを知る。ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社入社後は、「現場を変えられるコンサルタント」を目指して、幅広い業界で業務改革プロジェクトに携わる。ファシリテーションを活かした納得感のあるプロジェクト推進を得意とする。

新しい会議のカイギ
vol.2

その気遣い、厄介かも。「念のために会議に呼んでおく」の悪循環(この記事)

4.5

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