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いつも通りではダメ?オンライン会議が上手くいく3つの注意事項
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いつも通りではダメ?オンライン会議が上手くいく3つの注意事項

特集「新しい会議のカイギ」第三回

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Sep 27, 2017 by editors room Reporter

3 Lines Summary

  • ・モニターに映る参加者の表情などがつかみにくい
  • ・コミュニケーションの作法、確認、見える化がポイント
  • ・発言者は最初に名乗る

会議と聞くと、顔と顔を突き合わせて議論していることをイメージしてしまうが、今では会議のバリエーションも増え、オンラインで会議を行うところも増えているだろう。

オンラインの会議は、対面での会議と同じ進め方でいいのだろうか。

第一回、第二回から引き続き、「世界で一番やさしい会議の教科書」(日経BP社)の著者・ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社のディレクター・榊巻亮さんに聞いた。

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榊巻亮さん

視覚情報がなくなる

WEB会議やテレビ会議は、国内でも海外の人でも会議を行う際、同じ会議室にいなくても遠距離のメンバーと会議を行うことができる。

しかし、榊巻さんは「オンライン会議こそ、対面での会議以上に気を付けなければならないことがあります」と指摘する。

「声のトーンや見た目の印象など非言語コミュニケーションの重要性を説いたメラビアンの法則というのがあります。人がコミュニケーションを行い他人に影響を与える割合で、話の内容などから得る“言語情報”は7%、話し方や速さなどから得られる“聴覚情報”が38%、見た目や表情、姿勢や態度などの“視覚情報”は55%と言われています」

対面での会議は、言語情報、聴覚情報、視覚情報すべて与えられるが、オンラインでの会議になると「視覚情報」55%がなくなってしまうという。

「テレビ会議ではモニターなどが付いていて、相手の顔は見えるのですが、細かい表情などが見えにくく、モニターに映る参加者たちの表情や姿勢が見えなくなることは、致命的です」

対面での会議は、進行、話す人、聞く人の表情などは自然と目に入ってくる。しかし、テレビ会議ではそういった情報が得にくくなることと、モニターに映っている人以外の参加者が話している内容を理解しているのか、どんな表情をしているのかなどがつかみにくくなってしまう。

「基本的には対面の会議と同じやり方で良いのですが、気を付けなければならないことが増えていきます。視覚情報が得られないことで、得られるその他の情報は半分以下になるため、情報を的確に伝える努力をしないと、伝えたいことも伝わらなくなってしまいます」

オンライン会議のポイント

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オンラインの会議では、3つの注意事項がある。まず1つ目は「コミュニケーションのお作法をおさえること」

会議で発言をしていると、頭の中では言いたいことがまとまっているのに、話し始めた途端に何を話しているのかわからなくなることはないだろうか。

それでも、対面であれば発言内容とニュアンスを「なんとなく」理解して、「おそらく、こう言いたいんだろう」と察してくれるだろう。

しかし、オンライン会議ではぼやっとした日本語ではなく「はっきりわかりやすい日本語」と使うことが重要になる

「オンラインでの会議は『雰囲気で察して…』が全く通用しません。普段の倍以上に伝わりづらいと理解してください。質問・主張・提案・反対・賛成なのか。(1)最初に一言いい、(2)はっきり話して、(3)語尾まで言い切ることが重要です。私の会社ではコミュニケーションの3大作法と言っています」

対面の会議では、3つの作法が緩くなったとしても、表情や雰囲気で相手が反対なのか、賛成なのか、言いたいことを理解できるが、オンライン会議ではそういった情報が伝わりにくくなっているため、徹底しないと会議の混乱を招いてしまう。

2つ目は、対面でも行っている決まったこと、やるべきことの確認を必ずしてください。そして、3つ目はオンラインでのチャットが可能な場合は、議事録代わりに発言を打ち込み見える化することです。聞き取りにくい場合やたまに音声が途切れることもあると思います。見える化することで『発言の意味が違う』と改めて認識の確認ができたり、脱線も防ぐことができます」

発言者は最初に名乗る

対面では発言している人にかぶせる形で発言しても聞き取ることができる。しかし、オンライン会議でそれをやってしまうと、発言を聞き取ることもできなくなる。

一人の発言が終わるのを待って次の人が発言となると途端に、オンラインの会議ではテンポが悪くなってしまう。

「対面での会議と同じように話してはいけません。それほど多くは話せませんし、相手が言い終わるのを待たないと聞き取りにくくなってしまいます。だからこそ、一言一言をはっきりと、無駄なく、スパッと伝わるように話すことが重要になります」

オンラインの会議は普通の会議以上に難易度が上がる。いい設備が整っていても、会議がうまく進まなければ、その設備も意味をなさないかもしれない。

「テレビ会議でモニターがある場合は、会議室全体を引きで映すのも手です。話していない人の表情も理解できますし、会議の雰囲気も相手側に伝えることができます。それからもう一つ、最初に名乗ることも大事です。オンラインだと発言者がわかりにくいんです。また、発言する前に名乗ることで、その発言に責任感も生まれます」

 多くの人は「先陣切って会議なんて変えられない」そう思っているかもしれない。

しかし、会議が変われば会社そして、コミュニケーションも変わっていくと榊巻さんは話す。

「人が会話をして何か一つの目標に進んでいくという、そのプロセスが変わります。コミュニケーションをしっかりとれるようになることで、話した結果、向いたい先がはっきりする。到達できる速度も品質も上がっていく。人間関係も変わっていくと思います。会議を変えたら、人のコミュニケーションが根こそぎ変わるきっかけになると思います」

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「世界で一番やさしい会議の教科書」(日経BP社)

取材・文=多古 海月

<プロフィール>
榊巻亮さん
大学卒業後、ダイワハウス工業に入社。業務改革活動に携わっことで改革をやり遂げることの難しさなどを知る。ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社入社後は、「現場を変えられるコンサルタント」を目指して、幅広い業界で業務改革プロジェクトに携わる。ファシリテーションを活かした納得感のあるプロジェクト推進を得意とする。

新しい会議のカイギ
vol.3

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