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会議は30分、報告は3分!ラクスルに学ぶ「会議のルール」

特集「新しい会議のカイギ」第五回

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Sep 29, 2017 by editors room Reporter

3 Lines Summary

  • ・全社会議は30分で1部署の報告は3分。終わると必ず掃除。
  • ・会議室の不足がオフィスを移転した理由の一つ
  • ・会議は減らす方向で、断捨離を始める

本特集では会議の進め方や会議室の環境について話してきた。
次は実際の企業を訪問し、どんな会議室でどんな会議が行われているのかを探っていく。

今回、訪れたネット印刷のラクスル株式会社。最近行い始めた「会議改革」や会議室のこだわりなどについて、経営管理部広報担当の忽那幸希さんに話を聞いた。

会議は30分、報告は3分

「月曜日の朝から会議っていやだな…」とほとんどの人は憂鬱になってしまうだろう。

しかし、「ラクスル」では“月曜日に集まらない会社はダメになる”という社長の方針のもと、マイナスな気持ちを吹き飛ばすような空間とルールが徹底された会議が行われていた。

毎週月曜日の朝に正社員全員が参加する「朝会」と呼ばれる会議の時間は30分と決められ、会議が行われる場所はなんとも開放的。

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全社会議(朝会)の様子

取材をした日はあいにくの天候だったが、晴れている日は太陽の光が入り、用意されたコーヒーや紅茶を飲みながら好きな場所に座って会議にのぞめる。

「普通の会議室には全員の前に机があると思いますが、そうするとパソコンを持ってきて会議中に仕事をする人が出てきます。基本的にはパソコンなどは持ち込み禁止。会議の時には会議に集中しましょう、というルールがあります」

また、「朝会」はさまざまな部署が報告を行う場であり、その報告には時間制限を設けているという。報告が長引くことがないよう、1つの部署ごとに3分という時間が決まっている。

「1分前に1回、3分過ぎると2回の音が鳴って、時間がきたことを知らせます」

時間制限を設けることで、“何を報告したいのか”その内容を簡潔にまとめることができる。また、各部署が時間を守り、会議の終わり時間が見えることで、「いつ終わるんだろう…」とついつい気が逸れてしまうようなことは少なくなったようだ。

さらに、「モニターに表示されるパワポの字が読めなくて、何を話しているのかわからない」ことも工夫を重ねて改革を施したという。

「今まではいろいろなことを報告したいと細かい字で情報を詰め込んでいました。しかし、年明けに役員が主導になり会議などを見直していく中で、パワポに書かれている情報量や資料作成時間、無駄な資料は削減しようと変えていきました。その結果、今年に入って内容もわかりやすく、スッキリしてきました」

移転前は20名の会議室に40名

「ラクスル」は2015年11月に上大崎へ移転し、今のオフィスへ。「空中庭園」がテーマで木がベースで、天井が12メートルもあることで、圧迫感がない。

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ラクスル株式会社提供

実は、この時の移転した理由の一つに会議室の不足があるという。

「移転前は、最大収容人数が20名の会議室に最後は40名も詰め込まれていました。『そんな状態では会議が成り立たたない』と意見が出て、しっかりと会議ができる場所を設けようという方針になったこともきっかけです」

さらに、会議室の大きさだけではなく、数の問題もあったようだ。

「移転前は小さい会議室が3つしかなく、社内や社外の人との会議の場所も取りにくくなり、思うように仕事が進まないと声が上がり、移転後のオフィスには用途に合わせて使いやすい会議スペースを用意しました。エントランス横には、主に社外の人との打ち合わせが中心となる会議スペース、『空中庭園』には半個室のオープンスペースを設けています」

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ちょっとした打ち合わせが可能なスペースがオフィス内のいたるところに設けられ、その時々に合わせて使えるようになっている。こういったスペースがあることで、業務のスピードが上がり、社員同士のコミュニケーションが活発になるという変化もあったようだ。

「『あの件で話したい!』とすれ違った人と簡単な打ち合わせができることによって、業務のスピードが格段に上がりました。そういったことを意図して、このような空間を作っています」

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自分たちで掃除をする

しかし、会議室のように常にいろいろな人が使うスペースは、当然汚れてしまうだろう。「きっと、誰かが片付けてくれる」とみんながみんな思うと、その場所はどんどん汚くなってしまう。

だが、ラクスルにはそんな心配はいらないようだ。会議室やオープンスペースを見てもとにかく整っている!そこにはどんな秘密があるのだろうか。

「整理整頓は社員がアイデアを出し合っています。会議で使うマジックを入れるケースやモニターの後ろに備品を付けてなくさないようにしたり。ポストイットを使う文化があり、まとめておいておくケースなど、社員が自ら『こうした方が使いやすい!』と自発的に動いています。また、弊社の会議室のこだわりでもあります」

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「朝会」が終わった後も、社員の方が机を拭いたりしている姿を目撃。

「自分たちが使う場所は、自分たちで掃除をする。また、『朝会』の後は掃除をするのが義務付けられています」

会議の断捨離を開始

“仕組みを変えれば世界はもっと良くなる”というビジョンを掲げるラクスルでは、会議という仕組みを変えるために「会議改革」を行い、回数を減らすための“会議の断捨離”を始めているという。もともと「朝会」も四方が壁に囲まれた閉鎖的な会議室で行っていた。だが、3ヵ月ほど前から開放的なスペースへと場所を変えたようだ。

会議を行う場所を変え、30分という時間を設け、会議に集中するなどのルールを決めたことで忽那さんは「意味のあるミーティングになってきました」と話した。

「弊社は生産性や効率を非常に求められます。そういったことが人事の評価ポイントになるんです。とはいえ、日ごろから意識をしないとダラダラしてしまうので、定期的に役員が主導で『こうするよ』と方向を修正しています。今年に入ってから人数が増えたということもあり、会議について改めて見直しました」

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経営管理部広報担当・忽那幸希さん

開放的な空間のオフィスにある箱形のオープンスペースは色とりどりで、さらに整理整頓が徹底されていることで、次に使う人も気持ちよく打ち合わせが始められる。社員のみんなできれいな空間を保つアイデアを出し合うと、自然とオフィスへの愛着も湧くだろう。もし、訪れる機会があった時は、そういったところに注目してほしい。

取材・文=多古 海月

新しい会議のカイギ
vol.5

会議は30分、報告は3分!ラクスルに学ぶ「会議のルール」(この記事)

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