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デジタル派もアナログ派も!一年の計に見直したい手帳使いのポイント

特集「年末年始、満足度向上プロジェクト」第2回

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Dec 20, 2016 by editors room Reporter

3 Lines Summary

  • ・アナログ派は「使い切り」を目標に、手帳の役割とルールを策定する
  • ・デジタル派は「しっかり入力」「バッテリー」「パスワード」に気を配る
  • ・併用派はデジタルとアナログ、どちらが“マスター”かを定めておく

スマホの進化とともに、スケジュール管理アプリにも便利なものが増えている。一方で、自由度が高くデザインも豊富なアナログ手帳も引き続き人気だ。しかし、いかに道具が進化しても、使う側のミスは減らないもの。アナログ派、デジタル派、あるいは“どっちも派”のそれぞれに起こりがちなミスを防ぎ、手帳を最大限に活躍させるためのコツとは? 新しい1年を新しいスケジューリングテクニックで迎えるべく、『意外と誰も教えてくれなかった手帳の基本』の著者、舘神龍彦さんに話を聞いた。

完全アナログ派の手帳選びは、利用目的とルールを決めておく

まずは根強い人気の完全アナログ派。年の瀬に買い換える人も多いことだろう。目移りする豊富なデザインに好みのブランドのペンを差して…と、所有欲も満たされるので、長く愛用している人も多いハズ。しかし最後まで使いきれなかったり、たっぷり余白を残したまま使い終えてしまう人も少なくない。

「そんな人は小さめの手帳を選んでみましょう。大きいサイズの手帳だと、うまく活用しきれず、どうしても余白を多く残してしまいますから」(舘神さん、以下同)

また業界によっては華美なデザインが悪目立ちすることもある。職種に見合ったデザインを選ぶことも当然ながら大切だ。「目立つから人前で出せない!」なんて本末転倒なのだから。

「さらに機能面での選び方のポイントは、手帳の役目をしっかり決めておくこと。予定管理、ネタ帳、健康記録などはっきり目的を定めないと長続きしません」

いわば“ルール決め”。かくしてお気に入りの1冊を定めたら、あとは使い方だ。リフィルタイプを愛用する人も注目したい!

「3色タイプのボールペンを使うなら、青が仕事、赤がプライベートなど、それぞれに持たせる意味を決めましょう。覚えようとしても忘れてしまうものなので、最初のページにルールを記入するのもオススメです。メモページも同様に、何を記録するページなのかを上部などに書いておくことで自然と書き込めるようになります」

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たっぷり書き込んで、“びっしり”になっていれば、1年後に読み返したとき、達成感を得られるかもしれない。

デジタル派も、場合によっては「紙のバックアップ」が必要かも?

続いてはスマホ。手軽さとバックアップの容易さが魅力だ。しかし後から見直した際に「これ、何のメモだ?」と、自分で入力したはずのスケジュールがもはや暗号になっていることも…。

「長い文章に不向きなスマホ入力だとしても、省略せずに記入することが大事です。クラウド経由で同期して、パソコンのキーボードからの入力もオススメ。また、スマホ上の表示は予定を確認するときには、1日ごとに表示する設定にしましょう。週表示や月表示は文字が小さくなるので、つい見落としてしまうことがありますから」

理路整然としたうえに小さなデジタル表示では、見落としは多いもの。そして、バッテリーとパスワードという、デジタルならでは弱点もある。

「モバイルバッテリーを持ち歩いたり、充電可能なカフェを把握するなど、万が一に備えることも大切。GPSのログをとるアプリなどには、常時バッテリーを消耗するものもありますから。また、ソフトの更新時などにパスワードを要求されることも。パスワードを忘れると途端に使えなくなりますから、しっかりメモするなどの備忘も大切です」

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最後は“紙”頼みなんていささか皮肉な気もするが、スケジュールにアクセスできなくては高性能アプリも無力。転ばぬ先の杖の気持ちで、デジタル派はキチンと保険をかけておこう。

デジアナ併用派のコツは、主人公と脇役の“キャスティングの妙”

そして最後は、意外と多そうなデジタルとアナログの併用派。状況に応じて使い分ける…といえば聞こえは良いが、失念やスケジューリングミスの罠に陥りやすいそう。

「まず、マスターを決めることが大切です。アナログとデジタル、どちらが主でどちらが補佐なのか、仕事スタイルに応じて選びましょう。また目的とツールを紐付けておくことも大切。場面ごとに使うツールを迷わずに済みます」

たとえば「デジタルはスケジュール共有用」や「アナログ手帳は電話を取るときの一時的なプール用」「会議のメモは手帳に」、はたまた「体重管理はスマホアプリ」などなど、目的ごとにそれぞれ役目を決めておこう。目的とツールを紐付けておくことで、場面ごとに使うツールを迷わずに済むのだ。

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「1つの目的にデジタルとアナログを併用する場合も、優先すべきはどちらなのか、メインを決めておきましょう」

さて、3つのタイプそれぞれのコツを伝授してもらったが、どのタイプにもいえるのはルールを策定し、しっかりと守ること。手帳やスマホを開くたびに「赤いペンで書いた予定の意味は?」「メモはどのアプリでとるんだっけ?」などと迷っていたら、面倒になって長続きしない。舘神さんいわく、手帳を使いこなすには「考えなくても使えるようにするためのルールを作ること」が大切だそう。

年末年始で時間を持てあます人も多いことだろう。そこで手帳使いのルールを考えるために、使うシーンを洗い出し、シミュレーションしてみるのも手だ。手帳使いがスマートになることに加え、仕事の方法の見直しにも繋がれば、一石二鳥かもしれない。

舘神龍彦さん
手帳評論家、ふせん大王。株式会社アスキー勤務を経てフリー。雑誌新聞に寄稿するほか、文具メーカーのプロモーションや製品開発も。最新刊は『ふせんの技100』(エイ出版社)。主な著書に『システム手帳新入門!』(岩波書店)『使える!手帳術』(日本経済新聞出版社)『手帳カスタマイズ術』(ダイヤモンド社)『パソコンでムダに忙しくならない50の方法』(岩波書店)など。また「マツコの知らない世界」(TBS)「ワールドビジネスサテライト」(テレビ東京)などテレビ出演多数。手帳活用の基本をまとめた歌「手帳音頭」も発表。
『意外と誰も教えてくれなかった手帳の基本』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『ふせんの技100』(えい出版社)、『ビジュアル 使える! 手帳術 』(日本経済新聞出版社)が好評発売中!

館神blog
http://tategami.cocolog-nifty.com

文=日佐家いつき
イラスト=アボット奥谷

【特集「年末年始、満足度向上プロジェクト」】

第1回  年末で大変…は古い!? 多忙でもサクッと大掃除できる3つの方法

第2回  デジタル派もアナログ派も!一年の計に見直したい手帳使いのポイント (この記事)

第3回  「正味1カ月」で「正月」!? 誰かに言いたくなる年末年始の豆知識

第4回  大人になっていよいよ悩む…「お年玉」、いくらあげるのが正解?

第5回  寝正月は大いにアリ!? 仕事始めを快調にする年末年始の“快眠法”

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