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「締め切りを味方に」大小2つのスケジュールが仕事の生産性を向上させる

特集「仕事の“生産性”って何だ?何なんだ!」第2回

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Mar 22, 2017 by editors room Reporter

3 Lines Summary

  • ・作業に入る前に準備をしっかり
  • ・大きな予定と小さな予定の二軸で締め切りを考える
  • ・締め切りを制するものは仕事を制する

100点の基準は人それぞれ ゴールの共有は事前にしっかり!

決められた期日までにきちんと仕事を仕上げる。

実はこれ、簡単なようで難しい。特に社内向けの資料など、上司とのやりとりだけで完結してしまうような仕事ほど、時間にルーズになったり、直前になってあたふたして作成したり。また、期日までに完成させても「イメージと違う」と上司に突き返されてしまうことも。挙げ句の果てには、仕事が終わらない状態で次々と新たな作業をお願いされ、どんどんと未着手の業務が積み重なっていく。締め切りに追われる日々のはじまりだ。

だが、仕事のやり方を改善するだけで、単純だが確実に、仕事の生産性は大きく向上する。

「多くの人はいきなり100点を取ろうとします。ですが、一発OKが出ることはほとんどないと考えた方が得策でしょう。人によって100点の基準は異なりますから」

そう話すのは、ブックライターの上阪徹氏。これまでに『ライザップはなぜ、結果にコミットできるのか?』(あさ出版)、『僕がグーグルで成長できた理由』(日本経済新聞出版)など、さまざまな書籍を執筆してきた実績を持ち、しかも23年間のキャリアで一度も締め切りに遅れたことがないという。さらには、その方法をまとめた書籍『〆切仕事術』(左右社)も出版してしまった。そんな上阪氏が締め切りを守り続けてこられたのは、ちょっとしたメソッドがあるのだという。

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上阪徹氏

「まずは理想の完成形(ゴール)を共有することが大切です。具体的にどのようなシチュエーションで使うのか、誰が見るのかといった基本的なことは、作業に入る前に確認しておくべきです」

こうした事前の確認に加えて大事なのが、作業プロセスを分解し、TO DOリストをつくることだ。

「多くの人はゴール設定後にいきなり作業に入ると思います。しかし、仕事を終えるまでの段取りを考え、作業時間を見積もることも大切な準備のひとつです。たとえば私の場合、本を執筆する際は取材準備からはじまり、取材ノートづくり、構成、執筆、推敲といったプロセスを踏みます。それぞれをTO DOリスト化し、どれくらいの時間でできるかを見積もって細かく締め切りを設定していくことで、仕事の全体像が見えてくるんです」

TO DOリスト以外のこともスケジュールに組み込む

そうして出てきたTO DOリストを今度はスケジュールのなかに組み込んでいくわけだが、このときもポイントがあるという。まず、「大きなスケジュール」と「小さなスケジュール」のふたつに分けて考えていくこと。

「大きなスケジュールはプロジェクト単位の締め切り、小さなスケジュールは細かく分解した作業項目それぞれの締め切り。このふたつを常に確認しながら作業をすることで、今どんな仕事に携わっているのかと、その仕事をどの程度進められているかを把握しながら作業できます」

小さなスケジュールを組むときは、作業項目以外の細かな予定も一緒に組み込むことも大切だという。

「作業時間以外の食事や移動の予定もしっかりと時間割に組み込むようにしてください。ざっくりとした時間割だと、それだけ無駄な時間を過ごす可能性も高くなります。いつ何をするかを細かく決めておくことで、あとは自分で設定したスケジュール通りに作業するだけで締め切りに遅れなくなるはずです」

もし、それでも締め切りに間に合わなかった場合は、どこかの工程で問題が発生しているはず。「時間の見積もりが甘かった」「無駄な時間が多かった」など、自身でフィードバックしながら精度を高めていくことで、次の仕事に役立てることができる。

成果主義の時代だからこそ、プロセスを意識することが大切

これから先、プロセスよりも成果を重視する企業はどんどん増えていくだろう。そのなかで明暗を分けるのは、実は成果よりもプロセスの部分だったりする。

たとえば、同じ成果を出すAさんとBさんがいるとする。だが、Aさんはその仕事に3時間、Bさんは10時間かかったとしたら? AさんはBさんがまだ作業をしている最中に別の仕事に携わったり、勉強に充てたりできるのだ。

「締め切りを味方につければ、人生もうまくいく」

上阪氏はそう話すが、生産性を高めていくことができれば、よりさまざまなことに取り組める時間は増えていく。時間に縛られることが少ないホワイトワーカーは特に、締め切りを小まめに設定していくと仕事に追われることが少なくなるはずだ。

■上阪徹さん
1966年、兵庫県生まれ。89年、早稲田大学商学部卒。アパレルメーカーのワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリーランスに。経営、金融、ベンチャー、就職などをテーマに、雑誌や書籍などで幅広く執筆やインタビューを手がけている。広範囲に及ぶ取材相手は3000人を超え、自らが聞き出した成功者のエッッセンスを伝える講演活動も行う。著書に『成城石井はなぜ安くないのに選ばれるのか?』(あさ出版)、『僕がグーグルで成長できた理由』(日本経済新聞出版)、『職業、ブックライター。』(講談社)、『成功者3000人の言葉』(飛鳥新社)、『リブセンス』(日経BP)『ライザップはなぜ、結果にコミットできるのか?』(あさ出版)『〆切仕事術』(左右社)など多数。

文=村上 広大(EditReal)
イラスト=浜名 信次(Beach)
モーションデザイン=濱本富士子(Beach)

仕事の“生産性”って何だ? 何なんだ!
vol.2

「締め切りを味方に」大小2つのスケジュールが仕事の生産性を向上させる(この記事)

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